Problemas reais que surgem quando se organiza o horário das academias sem uma app
Quando os filhos começam a frequentar academias ou atividades, surgem logo várias dúvidas. Onde é que aponto os horários? Onde guardo os contactos dos professores? Até quando é preciso pagar a mensalidade deste mês?
Sou pai de duas filhas e também o programador que criou o Gerenciador de Aulas. A razão para ter começado esta app foi muito parecida. Eu esquecia-me repetidamente do horário e do dia de pagamento de uma das aulas ao domicílio da minha filha mais velha e, quando procurei uma app de horários que me ajudasse mesmo, não encontrei nada que me convencesse. Agora, com os horários da filha mais nova somados aos da mais velha, a complexidade das academias, das deslocações e das recolhas é ainda mais evidente. E isso só me tornou mais consciente de como a gestão destes horários pode ser difícil.
Ao início, a maioria das famílias resolve isto de forma simples. Um papel no frigorífico, capturas do WhatsApp guardadas no álbum, tudo escrito num caderno. São métodos rápidos e familiares, mas quando as academias passam de uma ou duas para várias, começam a mostrar as fissuras.
Photo by Eric Rothermel on Unsplash
O problema mais frequente: “Hoje há academia?”
A criança chega da escola e pergunta: “Hoje tenho piano?” E, quando tentamos responder, a cabeça pára por um instante. Era a quarta ou a quinta aula do mês? Houve aula de compensação na semana passada? Começa logo a confusão.
Quando os dias, horários, férias, suspensões e compensações estão espalhados em texto e fotografias, confirmar tudo em tempo real é mais difícil do que parece. E se cada academia comunicar por um canal diferente, a dificuldade aumenta ainda mais. A academia A avisa por SMS, a B pelo WhatsApp, a C por uma app própria. Para perceber qual é a informação mais recente, é preciso abrir tudo.
O momento em que se perde um aviso de alteração
Quando a academia altera subitamente um horário ou anuncia uma suspensão, esse aviso, seja em SMS seja em WhatsApp, pode facilmente perder-se no meio de outros conteúdos. E uma vez que isso acontece, surgem situações desagradáveis: a criança chega ao local e encontra a academia fechada, ou fica à espera por uma aula que afinal não existe.
O problema de não conseguir perceber o custo educativo
Ainda mais complexo do que o horário é o custo. Cada academia tem o seu dia de pagamento, os métodos variam entre numerário e transferência, e em alguns casos o valor muda consoante o número de aulas. Se tudo isto ficar só na cabeça, a certa altura torna-se difícil responder de imediato a uma pergunta simples: “Quanto é que gastámos este mês nas academias?”
Sobretudo para somar o total mensal, acaba por ser preciso voltar a ver recibos ou movimentos bancários um a um, e esse processo leva mais tempo do que se imagina. E quando as mensalidades sobem de trimestre para trimestre, comparar o custo deste ano com o do anterior torna-se praticamente inviável.
Quando a informação está dispersa, o stress acumula-se
No fundo, o ponto central da gestão de horários é a integração da informação. Nome da academia, dia e hora, contacto do professor, mensalidade, dia de pagamento, notas das aulas. Quando tudo isto está dividido entre WhatsApp, SMS, cadernos e fotografias, só encontrar aquilo de que se precisa já se transforma num trabalho.
Se houver dois ou mais filhos, a complexidade deixa de ser apenas o dobro e cresce muito mais do que isso. Quando a informação de cada um é mantida de forma diferente, as falhas tornam-se inevitáveis.
O que realmente faz falta é ver tudo no mesmo lugar
A razão para mudar a gestão do horário das academias para uma app não é abstrata. O que se precisa, na prática, são três coisas. Uma única organização das informações básicas e dos pagamentos, a possibilidade de ver de imediato o que acontece hoje ou esta semana, e um espaço onde um aviso novo possa ser transformado logo numa alteração do próprio registo.
Foi com este fluxo em mente que criei o Gerenciador de Aulas. A agenda semanal e o calendário permitem rever os horários, e quando há mudança de hora ou suspensão a informação não fica enterrada no mensageiro: o registo correspondente pode ser atualizado logo ali. O mesmo se aplica às mensalidades e às notas curtas, que também ficam no mesmo fluxo, porque quando a gestão do horário se separa do resto, acaba-se sempre a voltar primeiro à pesquisa.
Por exemplo, se chegar um aviso no WhatsApp a dizer “Não há aula esta quinta-feira”, em vez de guardar apenas uma captura, faz mais sentido alterar logo a data ou a nota dessa aula. Eu próprio comecei por usar capturas e notas em papel, mas o que realmente ajudou não foi guardar informação; foi corrigi-la no sítio certo assim que a mudança surgiu. Desse modo, quando alguém pergunta “Então quinta-feira há aula, não há?”, já não é preciso começar de novo pela pesquisa no WhatsApp. No fim, o verdadeiro problema que uma app de horários resolve não é apenas juntar tudo num só lugar, mas garantir que as alterações também acabam nesse mesmo lugar.
Pode descarregar o Gerenciador de Aulas através dos links abaixo.
